顧客や上司、同僚などとトラブルを避けるために、行動を記録をしていく重要性とメモの取り方を考えます

今回は仕事上での失敗談を書いていきます。「新入社員でもやらねぇよ!」と言われそうな話です。10年以上も同じ会社でサラリーマンをやっていくとマンネリ化し、惰性で仕事をやっている感じになっていくわけです。

今回の記事は仕事でメモをとる重要性とメモのとり方を考えていきます。

行動を記録をしていく重要性

危機感を持って仕事に望まないと足元をすくわれることがあります。それは、自分の行動記録を残して置かなかったせいで、1年前の案件に対して、”顧客との間にいつ言ったのか?”、”どんな事を言ったのか?”、”どのような行動をしたいのか?”と場面に遭遇し、トラブルにあいました。

その時、顧客との電話のやり取りや現場のやり取りを、簡単なメモでいいので常に残しておけば、今回のようなトラブル、失敗がなかったはずです。基本的に、顧客との重要な会話のやり取りは、胸ポケットに入れているメモ帳に日付とともにメモ書きしていますが、それだけじゃトラブルを避けるためのメモとして弱いんですよ。

10年前はメモ魔で、手帳の余白にびっしりメモ書きをしていたほどだったのに、現在の業務になってからあまりメモをあまり取らなくなってしまいました。本当に必要最低限のメモしか取らなくなりました。

思うに、現在の業務に慣れた上、今までの知識、経験だけで業務をこなせ、新しい知識や困難な案件に出会うことがほとんどなくなり、仕事に対して緊張感もなくなり、惰性で仕事をしているようなものです。 多少のトラブルは、その場で解決できるというおごり高ぶりもあったのでしょう。

今回のように顧客とのやり取りを細かくメモをせず、記憶だけを頼りにしていた部分もあります。そこには、ひとつに案件が終わったら、すべて終わりで、今後も関わることはないという意識もありました。

その意識に行き着くもとは、現在の業務に関して緊張感が薄くなり、メモをすることの重要性も薄れ、一番の理由はメモを取ることが面倒くさいと思っていることかもしれません。

メモの取り方

顧客とのやり取りをつぶさにメモをする重要性がわかったところで、今後どのようにメモ、記録を残しておけばいいのか考えています。まず、メモを何にとればいいのかということです。

ぱっと思いつくのが、紙のメモ帳ですよね。そして、次にスマートフォンのメモアプリなどです。

紙のメモ帳

紙の手帳を使わずに、ここ数年スマートフォンのスケジュールアプリを使用しています。ですが、メモに関しては100円ショップで売っているモレスキン、ハードカバーノートブックを模したメモ帳をずっと使っています。

紙のメモ帳のメリットとして、

□メモをとるのに手間がかからず、その場でメモ帳を取り出しボールペンで記録できる。

□顧客と会話をしている時でもメモ書きしていても違和感がない。

□スマートフォンのように壊れることがないで、扱い方に気を配る必要がない。

紙のメモ帳のデメリットとして、

□僕は悪筆で、書いたあと「これなんて読むの?」という文字に出会う。

□あとから書いたメモを検索するのが面倒。記憶からいつ頃にメモをしたのかを思い出し、ページを探すしかない。

紙のメモは、常に携帯していれば、その場ですぐにメモが出来るという手軽さがメリットです。さらに100円ショップのメモ帳で十分でコストパフォーマンスも高いです。ですが、あとから「あのメモはどこに書いたっけ?」という検索機能が弱く、探す手間はあります。

オンラインメモ

紙の手帳と並行してスマートフォンのメモアプリを使っています。スマートフォンで記録をとるのは主に、プライベートに関するものです。例えば、ブログのネタや読みたい本のタイトルや見たい映画のタイトルなどです。

仕事のメモ書きとして、ほとんどスマートフォンのメモアプリは使っていません。

スマートフォンのメモアプリのメリットして、

□悪筆の僕でも、書いたあとに「これなんて読むの?」ということがなくなり、いつ読んでも解読できる。

□テキストデータなので、検索することが容易で、あるキーワードの関して複数のメモを抜き出すことが出来る。

□クラウド対応のメモアプリなら、スマートフォンだけじゃなくパソコンなど複数のガジェットで同期できる。

□テキストデータなので、メモしたものがWordやExcelなどの別アプリに流用できる。

スマートフォンのメモアプリのデメリットして、

□スマートフォンでメモをとるのに手間がかかる。パスワード(顔認証、指紋認証)を入力し、メモアプリをタップし起動。フリック入力が遅い人は、メモを取り終わるまで時間がかかります。たぶん、同じ文字数を記録するなら、半分以下の時間で手書きなら終わります。

□突然、スマートフォンが壊れ、メモが取れなくなるかもしれない。それを回避するために、予備のスマートフォンやSIMスロット搭載のタブレットを持っていないとダメ。

□顧客と会話しているときにスマートフォンを取り出し、メモをとるのに抵抗がある。

□スマートフォンで電話をしながら、スマートフォンのメモアプリでメモを取ることができない。

スマートフォンのメモアプリで記録をとればあとから検索が容易にできるので、ログ取りとして最適です。でも、まだまだ顧客との打ち合わせの場にスマートフォンでメモをとるのは失礼に当たります。

まとめ

仕事では紙の手帳でメモをとることにしました。今後はどのように紙の手帳でメモをとるのが最適化を考えていきます。

まだ最適なメモのとり方を模索中ですが、明日からとにかく細かくメモをとる習慣を身につけていきます。

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