僕なりに紙のノートにメモを記録する方法を考えてみました【仕事の情報を残すこと】

OrcaTec / Pixabay

前回の記事で、つぶさにメモを記録しなかったために、仕事上でトラブルにあった話を書きました。このトラブル以後、どのようにメモを取り、残していったらいいのかを考えました。

関連記事はこちら:顧客や上司、同僚などとトラブルを避けるために、行動を記録をしていく重要性とメモの取り方を考えます | 世の中のつまらないことを記事にしました

仕事上で顧客とのやり取り、会話の内容を記録することで、「言った言わない」、「やるやった」、「送った受け取っていない」など、双方の記憶違いや手違いによるトラブルがときどき起こります。

このような事態を防ぐために、スマートフォンなどのメモアプリを使うよりも、紙のノートにメモをとるのがいいのではという結論に達しました。

今回の記事は、どのような方法で紙のノートにメモを記録していけばいいのかを考えてみました。

「情報は1冊のノートにまとめなさい」がノート術のベース

10年ほど前に業務が変わった時に、これからどのように仕事のメモを記録していけばいいのか悩んだ時に、当時流行っていた奥野 宣之さんの「情報は1冊のノートにまとめなさい」のノート術を取り入れました。

「情報は1冊のノートにまとめなさい」のノート術は、

□必要なのは100円ショップで売っているA6サイズ(タテ148×ヨコ102mm)のノートだけ。

□時間軸系にノートの最初のページからメモを書いていくだけ。

□ひとつのメモをしていくのに3つのルールがある。それは、「メモの最初に、日付を入れる(2017年9月24日なら、170924と書く)」、「メモの2段目に内容に則したタイトルを書く」、「ひとつのメモに内容はひとつだけ」

今でも、「情報は1冊のノートにまとめなさい」で書かれた内容を思い出さないのに、本書のノート術が身につき、上記の3つのルールに沿ってメモをとっています。

「情報は1冊のノートにまとめなさい」のノート術は、紙のノートに書くだけでは終わらず、あとから書いたメモを検索できるように、パソコンのメモ帳、テキストエディタで、目次を作成します。この検索用の目次作りに時間が取られ面倒になり、いつしかやめてしまいました。

僕が最初に「情報は1冊のノートにまとめなさい」を読んだのは、2008年。その後、2013年に全面リニューアルした「情報は1冊のノートにまとめなさい(完全版)」が発売されています。

リニューアル版を読んでいないので、もしかして検索用の目次作成について、やり方が変わっているかもしれません。

ともかく、今回、ノート術を見直すとしても、ベースになるのは、「情報は1冊のノートにまとめなさい」になります。

「情報は1冊のノートにまとめなさい」をベースにしてテンプレートを作成

2008年に発売されて「情報は1冊のノートにまとめなさい」のノート術をベースに、メモの書き方をフォーマット化していきます。業務日誌のテンプレートのように、ある程度のメモ書きといえどもテンプレートが必要だと思うわけです。

通常の業務日誌には、・日付 ・時刻 ・概要 ・内容の4点が含まれているはずです。今までも、・日付 ・タイトル(概要) ・内容の順にメモ書きをしていたので、間違った書き方ではなかったようです。

でも、日付、概要、内容だけじゃ仕事に使えるノートの取り方としては項目が足りていません。よく言われるように、情報伝達として、5W1H(ごだぶりゅーいちえいち)というものがありますよね。

ふだん使いのメモと言えども、あとから見直す必要があるため、「いつ(When)、どこで(Where)、だれが(Who)、なにを(What)、なぜ(Why)、どのように(How)」という6つの要素で書いたほうがいいじゃないかと思うわけです。

自分だけのメモ書きなら、多少書いた内容に不足があっても問題がないのではと思うでしょうが、メモを書いた1年後ともなれば、その時の記憶なんてあやふやで信憑性が疑わしくなります。

「確か、あの時あの人とそのような会話をしたよな」とか「たぶん・・・」と断片的なメモを見ながら、記憶を探るような話し方になりますよ。その状況を少しでもなくすように5W1Hを守ってノートにメモをとるべきですよ。

メモ、テンプレート(ひな型)として6つの要素に沿って書いていきます。

①いつ(When)・・・日付と時間。

日付の書き方として「170925」とし、時間は、「1326」と24時間で書きます。続けて書くと、「170925-1326」となります。

②どこで(Where)・・・顧客と打ち合わせ、会話をした場所。

電話で会話をしたなら、その場所を書きます。例えば、○○ビル前の有料駐車場とか。

③だれが(Who)・・・だれがというよりも、誰と誰と打ち合わせをしたのか、会話をした人の会社名や所属名や個人名を書きます。

④なにを(What)・・・何について打ち合わせをしたのか、何について電話をしたのか、目的を書きます。

⑤なぜ(Why)・・・なぜと言われると難しいけど、④の「何について」なぜ話をしたのかを書きます。これが必要なのか少し疑問を持っています。

⑥どのように(How)・・・相手と打ち合わせ、会話をして、どのような結果になったのかを書きます、

以上、5W1H(ごだぶりゅーいちえいち)に沿って、メモ書きをしていきます。5W1H(ごだぶりゅーいちえいち)が守れていれば、記録としての信憑性があり、情報としての質が高まるはずです。

メモ、記録をするために使う道具

「情報は1冊のノートにまとめなさい」にならって、今でもA6サイズのノートを使っています。当初は、コクヨのキャンパスノートを使っていましたが、思っているよりもノートの消費が激しく、途中から3冊100円で買えるA6ノートに切り替えました。

A6サイズではなく、A5、A4サイズのノートでもいいのかな?と思い、他のサイズのノートを使ってみましたが、携帯性を考えるとやはりA6サイズがいいんですよ。

A6サイズなら、上着の胸ポケットにも内ポケットにもスッと入り、取り出すのもスムーズ。何にしても、いつでもどこでも記録を残すという本質を考えると、かさばらず、立ったまま文字が書け、書くスペースも置けるスペースを選ばないってことです。

以上のことから、コクヨのキャンパスノートでもいいし、ダイソーやセリアなどの100円ショップのA6ノートでも構いません。ペン滑りや紙の質感を考えるとやはりキャンパスノートがいいですね。

次は書くためのペンです。僕はほぼ一貫して、ゼブラの多機能ポールペン「サラサラマルチ0.5」を使っています。「サラサラマルチ0.5」は、0.5ミリの4本ジェルポールペンに0.5ミリのシャープペンが付きもので、価格も500円とリーズナブルです。

ふだん使いで、どこでも構わずノートをとるので、ポールペンを失くしたり、クリップが折れたりするので、買い直ししても懐が痛まない価格なので、選んで使っています。

また、0.5ミリのジェルポールペンは、さらさらと滑るように書け、小さな文字を書くにも適しています。さすがに0.4ミリだと書いていて頼りなく、文字が細すぎて、あまり書き心地はよくありません。

まとめると、

□A6サイズの綴りノート
□0.5ミリの多機能ジェルポールペン

と2つがあればいいだけです。

まとめ

ログを取ること、記録をすることがここ数年おろそかになり、その重要性を理解しました。もう一度、情報の質を上げるためのノート術を構築し、実行していきます。

今回の記事で書いたノート術が合っているかはわかりません。合わなければより少しずつカスタマイズしていくことでしょう。

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